Cómo se sincronizan las facturas a QuickBooks

Una vez que QuickBooks Online está conectado, cada factura de PoolStamp que mandas se empuja a QBO automáticamente. Los eventos de pago siguen.

El flujo de sincronización

1. Creas una factura en PoolStamp y tocas Enviar
2. PoolStamp manda el PDF de la factura al cliente (y renderiza un botón Pagar ahora si Stripe está conectado)
3. Simultáneamente, PoolStamp crea la factura en QBO bajo el mismo cliente
4. Si el cliente todavía no existe en QBO, PoolStamp crea primero el registro del cliente en QBO
5. La factura de QBO se crea en estado Abierta

Cuando el cliente paga por Stripe, PoolStamp marca la factura como Pagada en tu panel de PoolStamp. El empuje automático del estado Pagada hacia QBO está en la hoja de ruta post-lanzamiento — por ahora, marca la factura como pagada manualmente en QBO (o usa la conciliación bancaria de QBO contra el depósito de Stripe).

Qué empuja PoolStamp a QBO

• Datos del cliente (nombre, correo, teléfono, dirección de servicio y dirección de facturación)
• Renglones de la factura (descripción, cantidad, tarifa)
• Subtotal, impuesto, total

Qué NO empuja PoolStamp

• Fotos de la visita
• Lecturas de químicos
• Notas de la visita
• Reparaciones (a menos que hayas convertido la reparación en un renglón de factura)
• Coordenadas GPS

El registro de QBO es contabilidad limpia — todo el detalle del servicio se queda en PoolStamp.

Cuando un cliente existe en los dos lados

Si tienes a Juan Pérez en PoolStamp y a Juan Pérez en QBO ya antes de conectar, PoolStamp intenta hacer match por correo primero, luego por nombre. Si encuentra match, vincula los dos registros y empuja la factura al registro existente de QBO.

Si no hay match, PoolStamp crea un nuevo cliente en QBO. Después puedes combinarlos manualmente en QBO si fue duplicado.

Errores de sincronización

Si el empuje a QBO falla (token expirado, problema de validación, downtime de la API de QBO), PoolStamp registra el error en la factura. La página de integraciones muestra las facturas PAGADAS/ENVIADAS que aún no sincronizaron y expone una acción Sincronizar facturas ahora para reintentar en lote. Los reintentos automáticos en intervalos están en la hoja de ruta post-lanzamiento.

Re-sincronización manual

Desde Configuración → Integraciones → QuickBooks Online, toca Sincronizar facturas ahora para volver a empujar cualquier factura que aún no haya sincronizado con éxito.