Una vez conectado QuickBooks Online (ver el artículo de configuración), cada factura de PoolStamp puede fluir a QBO como Invoice con cliente, líneas y totales precargados. Este artículo cubre auto vs manual, mapeo y errores comunes.
Auto vs manual
- Auto (por defecto): cuando una factura pasa a
SENT, se encola para exportar. La cola drena cada 5 minutos y crea la factura en QBO. - Manual: apaga auto-sync en Ajustes → QuickBooks → Sincronización automática. Cada factura tendrá un botón Exportar a QuickBooks en su detalle.
Mapeo de cliente
Empareja primero por correo, luego por nombre. Si hay match, la factura QBO se adjunta a ese cliente. Si no, crea un cliente nuevo con el mismo nombre, correo y dirección de facturación. Los duplicados se evitan bloqueando por correo — nunca por dirección.
Mapeo de líneas
Cada línea de visita / químico / reparación se vuelve un ítem QBO. La unidad es 1, la descripción se copia tal cual y el monto es el total de la línea. Los impuestos fluyen si QBO tiene impuestos activos y PoolStamp tiene la tasa configurada.
Qué no se exporta
- Fotos y lecturas de química — QBO no es un sistema de recibos.
- Notas internas — se quedan en PoolStamp.
- Pagos registrados en Stripe de PoolStamp — regístralos aparte en QBO desde tu payout de Stripe, o activa la app QBO ↔ Stripe para reconciliación automática.
Errores comunes
- "Duplicate document number" — reintentaste una exportación después de que QBO ya creó la factura. Búscala en QBO; si ya está, haz clic en Marcar como exportada en PoolStamp para limpiar la cola.
- "Customer sub-account not allowed" — el cliente QBO es hijo de un cliente padre. Muévelo a un registro padre en QBO o asígnalo manualmente en Ajustes → QuickBooks → Mapa de clientes.
- "Item not found" — el ítem de servicio por defecto (
Pool Service) no existe aún. QBO lo crea automáticamente en la primera exportación exitosa; si no, créalo manualmente con cualquier código de impuesto.